Secretario 440-3

Propósito del empleo

REALIZAR ACTIVIDADES SECRETARIALES DE GESTION DOCUMENTAL, ATENCION AL PUBLICO Y APOYO A LA LABOR DE LA DEPENDENCIA O PROCESO DEL CUAL FORMA PARTE, DE ACUERDO CON PROCEDIMIENTOS Y NORMAS ESTABLECIDAS, CON EL FIN DE GARANTIZAR EL INTERCAMBIO INTERNO Y EXTERNO DE LA INFORMACION DE SU DEPENDENCIA.

La guía desarrolla cada una: qué hace el cargo en la práctica, qué norma la sustenta y cómo la evalúan. El manual es el documento oficial del empleo publicado en SIMO.

1. APOYAR LA GESTION OPERATIVA REALIZANDO CONTROL Y SEGUIMIENTO A LOS ASUNTOS PROPIOS DE LA DEPENDENCIA COMO LABORES DE OFICINA, ATENCION AL PUBLICO Y MANEJO DE LOS ASUNTOS QUE GENEREN EL CUMPLIMIENTO DE LAS FUNCIONES DE LA DEPENDENCIA, PARA AL LOGRO DE SU MISION Y OBJETIVOS INSTITUCIONALES.
2. ORGANIZAR DE MANERA CORRECTA LOS ARCHIVOS CORRESPONDIENTES A LA DEPENDENCIA, BRINDANDO ADEMAS OPORTUNAMENTE ATENCION AL PUBLICO, TRANSCRIPCIONES, DOTACION DE PAPELERIA Y UTILES PARA LA OFICINA Y EJECUTAR LAS ACTIVIDADES QUE LE CORRESPONDAN PARA EL CUMPLIMIENTO DE LOS PROCEDIMIENTOS ESTABLECIDOS EN LA ENTIDAD.
3. COLABORAR EN LA ORGANIZACION Y LOGISTICA DE LOS EVENTOS Y REUNIONES PREVIAMENTE CONCERTADOS, REGISTRANDOLOS EN AGENDA, Y RECORDAR LOS COMPROMISOS ADQUIRIDOS CON ANTELACION DE ACUERDO CON SU COMPETENCIA.
4. RECIBIR Y REALIZAR LAS LLAMADAS TOMANDO NOTA DE LOS MENSAJES A LAS PERSONAS CORRESPONDIENTES, DE ACUERDO CON SU COMPETENCIA.
5. SOLICITAR LOS ELEMENTOS REQUERIDOS EN LA DEPENDENCIA Y ABASTECER DE MANERA OPORTUNA EL MISMO, DE ACUERDO CON LOS LINEAMIENTOS DE LA ENTIDAD.
6. APOYAR Y ASISTIR OPERATIVAMENTE LA ADMINISTRACION DE DOCUMENTOS, DATOS, ELEMENTOS Y CORRESPONDENCIA, RELACIONADOS CON LOS ASUNTOS DE COMPETENCIA DE LA DEPENDENCIA; DOCUMENTOS (ARCHIVO DE GESTION – CONTROL DE DOCUMENTOS Y DATOS).
7. RECEPCIONAR LAS PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS Y SUGERENCIAS INTERNAS Y EXTERNAS PROPIAS DE LA DEPENDENCIA, SI SE TRATA DE CORRESPONDENCIA AJENA A ESTE, DISTRIBUIRLA PARA SU CORRECTO TRAMITE A QUIEN LE SEA PERTINENTE.
8. ATENDER Y BRINDAR INFORMACION OPORTUNA Y VERAZ A LOS USUARIOS TANTO INTERNOS COMO EXTERNOS EN LOS TEMAS REFERENTES A LOS TRAMITES DEL DESPACHO DE ALCALDE, ORIENTANDOLO EN LA BUSQUEDA Y SOLUCION A SUS NECESIDADES.
9. LAS DEMAS QUE LE SEAN ASIGNADAS POR EL SUPERIOR JERARQUICO DE MANERA VERBAL O ESCRITA Y LAS QUE DE MANERA REGLAMENTARIA SE LLEGAREN A ADICIONAR EN EL FUTURO, CONFORME A LA NATURALEZA DEL CARGO

Qué trae la guía interactiva

• ✓Análisis del cargo y de cada función
• ✓Preguntas en el formato oficial de la prueba, con explicación
• ✓Simulacro con tiempo y panel de desempeño
• ✓Competencias comportamentales e integridad
• ✓Plan de estudio y técnicas para memorizar normas
• ✓Matriz normativa y tarjetas de repaso