Secretario Ejecutivo 425-6

Propósito del empleo

REALIZAR FUNCIONES DE OFICINA Y DE ASISTENCIA SECRETARIAL, ENCAMINADAS A FACILITAR EL DESARROLLO Y ACTIVIDADES DEL AREA DE DESEMPENO, ORIENTADAS AL LOGRO DE SU MISION Y Y OBJETIVOS INSTITUCIONALES

La guía desarrolla cada una: qué hace el cargo en la práctica, qué norma la sustenta y cómo la evalúan. El manual es el documento oficial del empleo publicado en SIMO.

1. ELABORAR DOCUMENTOS EN PROCESADORES DE TEXTO, CUADROS EN HOJAS DE CALCULO, SOFTWARE DE PRESENTACIONES Y MANEJAR APLICATIVOS DE OFICINA DANDO CUMPLIMIENTO A LAS DIRECTRICES SOBRE ELABORACION Y MANEJO DE DOCUMENTOS, DEFINIDAS EN EL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION.
2. REALIZAR Y RECIBIR LLAMADAS TELEFONICAS Y TRANSCRIBIR LOS MENSAJES A LAS PERSONAS CORRESPONDIENTES, DE ACUERDO CON SU COMPETENCIA.
3. RECIBIR LAS PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS Y SUGERENCIAS ENVIADAS POR LOS CIUDADANOS Y POR LAS DIFERENTES DEPENDENCIAS DE LA GOBERNACION, CUANDO SE TRATA DE CORRESPONDENCIA INTERNA, DISTRIBUIR PARA SU TRAMITE EN LA DEPENDENCIA, HACER SEGUIMIENTO PARA SU RESPUESTA EN LOS TIEMPOS ESTABLECIDOS Y COORDINAR EL RESPECTIVO ENVIO AL DESTINATARIO.
4. ATENDER AL USUARIO INTERNO Y EXTERNO EN LOS TEMAS REFERENTES A LOS TRAMITES DEL AREA DE SU DESEMPEÑO Y DARLE LA INFORMACION OPORTUNA Y VERAZ, ORIENTANDOLO EN LA BUSQUEDA Y SOLUCION A SUS NECESIDADES.
5. ELABORAR LAS ACTAS DE REUNIONES O COMITES DONDE EL SUPERIOR INMEDIATO DEBA EJERCER LA SECRETARIA, DE ACUERDO CON LOS LINEAMIENTOS Y FORMATOS ESTABLECIDOS POR EL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION.
6. PROCURAR EL BUEN USO Y CONSERVACION DEL EQUIPO DE OFICINA Y TODOS LOS ELEMENTOS DE TRABAJO A SU CARGO SEGUN INVENTARIO Y RESPONDER POR LOS MISMOS.
7. SOLICITAR LOS ELEMENTOS REQUERIDOS EN LA DEPENDENCIA Y VELAR POR EL ABASTECIMIENTO OPORTUNO DE LOS MISMOS, DE ACUERDO CON LOS LINEAMIENTOS DE LA ENTIDAD.
8. APOYAR OPERATIVAMENTE Y COMPLEMENTAR EL DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES ASOCIADAS CON LA ADMINISTRACION DE DOCUMENTOS (ARCHIVO DE GESTION,CONTROL DE DOCUMENTOS Y DATOS).
9. LAS DEMAS QUE LE SEAN ASIGNADAS POR EL SUPERIOR JERARQUICO DE MANERA VERBAL O ESCRITA Y LAS QUE DE MANERA REGLAMENTARIA SE LLEGAREN A ADICIONAR EN EL FUTURO, CONFORME A LA NATURALEZA DEL CARGO
10. ALIMENTAR LOS SISTEMAS DE INFORMACION RELACIONADOS CON LOS TEMAS DE LA DEPENDENCIA, DE ACUERDO CON LAS INSTRUCCIONES DEL SUPERIOR INMEDIATO.
11. OPERAR Y RESPONDER POR EL BUEN USO DE LOS EQUIPOS Y ELEMENTOS QUE SE LE ASIGNEN PARA LA EJECUCION DE LAS LABORES DE LA DEPENDENCIA Y VELAR POR SU FUNCIONAMIENTO, DE ACUERDO CON LAS GUIAS, MANUALES DE OPERACION Y PROCEDIMIENTOS DE LA ENTIDAD.
12. PARTICIPAR ACTIVAMENTE EN LAS ACTIVIDADES REQUERIDAS PARA LA OPERACION, MANTENIMIENTO Y MEJORA DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION Y APLICAR LAS RECOMENDACIONES EN EL AMBITO DE SU COMPETENCIA, DE ACUERDO CON LA NORMATIVIDAD VIGENTE EN MATERIA DE CONTROL INTERNO Y CALIDAD

Qué trae la guía interactiva

• ✓Análisis del cargo y de cada función
• ✓Preguntas en el formato oficial de la prueba, con explicación
• ✓Simulacro con tiempo y panel de desempeño
• ✓Competencias comportamentales e integridad
• ✓Plan de estudio y técnicas para memorizar normas
• ✓Matriz normativa y tarjetas de repaso